Persónuverndarstefna
Starfsfólk söluaðila Audi
Með þessari persónuverndarstefnu upplýsum við þig um vinnslu persónuupplýsinga þinna hjá AUDI AG, Auto-Union-Straße 1, 85057 Ingolstadt, Deutschland / Þýskalandi („við”, eða „Audi”) í tengslum við stöðu þína sem starfsmaður söluaðila Audi.
Almennar upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga hjá Audi má finna á heimasíðu okkar https://www.audi.de/de/brand/de.html#layer=/de/brand/de/tools/navigation/layer/rechtliches.html&data-innerlayer=true.
Persónuupplýsingar teljast þær upplýsingar sem tengjast ákveðinni eða greinanlegri persónu („skráður aðili”); greinanleg persóna telst sá einstaklingur sem þekkja má, beint eða óbeint, út frá vísunum til nafns, kennitölu, staðsetningu, notandanafns eða vísunum til líkamlegra, lífeðlislegra, erfðafræðilegra, hugrænna, menningar- eða félagslegra eiginleika einstaklingsins.
Vinnsla telst hver sú aðgerð eða aðgerðir sem gerðar eru á persónuupplýsingum eða flokkum persónuupplýsinga, hvort sem er með sjálfvirkum hætti eða ekki, svo sem söfnun, skráning, flokkun, uppstilling, geymsla, breyting eða staðfæring, uppfletting, lestur, notkun, birting, samþætting eða sameining, lokun eða eyðing.
B. Almennar upplýsingar
I. Hver er ábyrgðaraðili vinnslunnar?
Ábyrgðaraðili vinnslu persónuupplýsinga þinna er:
AUDI AG, Auto-Union-Straße 1, 85057 Ingolstadt, Þýskalandi.
II. Við hvern get ég haft samband?
Viljir þú framfylgja persónuverndarrétti þínum skaltu hafa samband eftir þeim leiðum sem gefnar eru upp á:
https://gdpr.audi.com/. Þar má finna frekari upplýsingar um hvernig þú getur framfylgt persónuverndarrétti þínum. Þú getur einnig sent beiðni þína með pósti á:
AUDI AG, DSGVO-Betroffenenrechte, 85045 Ingolstadt, Þýskalandi.
III. Hvernig hafa má samband við gagnaverndarfulltrúa
Fyrir mál er varða persónuvernd má einnig hafa samband við gagnaverndarfulltrúa okkar, á þínu tungumáli:
AUDI AG, Data Protection Officer, 85045 Ingolstadt, Þýskalandi
E-Mail: datenschutz@audi.de
IV. Hvaða réttindi hef ég?
Öll þau réttindi varðandi persónuupplýsingar og vinnslu þeirra sem lýst er hér að neðan geta verið takmörkuð samkvæmt gildandi reglum ESB eða landslögum. Sem skráður aðili getur þú átt þau persónuverndarréttindi sem tilgreind eru að neðan, með fyrirvara um þá lögsögu sem þú tilheyrir:
1. Réttur til upplýsingar
Þú hefur rétt til að vera upplýst(ur) um þær persónuupplýsingar sem safnað er og hvernig þær eru notaðar af okkur, á aðgengilegan hátt og á auðskildu máli. Við áréttum rétt þinn til upplýsingar með stefnu þessari, hverrar innihald kann að vera uppfært stöku sinnum.
2. Aðgangur
Þú hefur rétt á staðfestingu á hvaða gögn eru til meðhöndlunar og, eftir atvikum, hvaða gögn um þig Audi geymir og hvernig vinnslu þeirra hefur verið háttað (þ.e. tilgang gagnavinnslu, áætlaðan tíma sem gögnin verða geymd, viðtakendur, eða flokka viðtakenda sem hafa fengið gögnin afhent, gagnaflutning sem Audi hefur framkvæmt o.s.frv.) og hefur rétt á að fá afrit af persónuupplýsingum sem geymdar eru um þig.
3. Leiðréttingar
Þú hefur rétt á því að rangar upplýsingar um þig verði leiðréttar eða að upplýsingar sem vantar verði skráðar án óeðlilegra tafa af hálfu Audi.
4. Eyðing
Þú hefur rétt á að persónuupplýsingar þínar sem geymdar eru hjá Audi verði eytt á óeðlilegra tafa, að því gefnu að lagaleg skilyrði séu uppfyllt
Til þessa getur komið. Sérstaklega ef
• Ekki er lengur þörf á persónuupplýsingum í þeim tilgangi sem þeirra var aflað upphaflega;
• Eina lagalega heimildin fyrir vinnslu þeirra var samþykki þitt sem þú hefur afturkallað;
• Þú hefur mótmælt vinnslunni á grundvelli lögmætra hagsmuna á grundvelli persónulegra haga þinna og við getum ekki fundið rétthærri grundvöll fyrir vinnslunni.
• Vinnslu persónuupplýsinga þinna hefur verið ólöglega háttað; eða
• Persónuupplýsingum þínum skal eytt að lagalegri kröfu.
Ef við höfum deilt upplýsingum þínum með þriðja aðila munum við upplýsa þá um eyðinguna, að svo miklu leyti sem krafist er að lögum.
Athugaðu að réttur þinn til eyðingar gagna er háður takmörkunum. Til dæmis þurfum við ekki að, né megum við, eyða upplýsingum sem okkur er áfram skylt að geyma samkvæmt lögum. Einnig eru gögn sem við þurfum á að halda vegna reifunar, sóknar eða varnar lagalegra krafna undanskilin rétti þínum til eyðingar.
5. Takmörkun vinnslu
Þú hefur rétt á að fá fram, að ákveðnum skilyrðum uppfylltum, takmörkun á vinnslu (þ.e. að persónuupplýsingar þínar verði merktar svo frekari vinnsla þeirra sé takmörkuð). Skilyrðin eru:
• Réttmæti persónuupplýsinga þinna er umdeilt og Audi þarf að sannreyna slíkt;
• Vinnslu hefur verið háttað með ólöglegum hætti, en þú andmælir eyðingu persónuupplýsinga og kýst heldur að notkun þeirra verði takmörkuð;
• Audi þarfnast persónuupplýsinga þinna ekki lengur til vinnslu en þú þarf á þeim að halda vegna reifunar, sóknar eða varnar lagalegra krafna, eða,
• Þú hefur andmælt vinnslunni og beðið er staðfestingar á hvort hagsmunir Audi gangi framar þínum.
Verði vinnsla takmörkuð verða hlutaðeigandi gögn merkt sem slík og verða ekki unnin – utan þess að geyma þau – öðruvísi en með þínu samþykki eða vegna reifunar, sóknar eða varnar lagalegra krafna eða til varnar réttindum annarar persónu eða lögaðila eða vegna mikilvægra hagsmuna Evrópusambandsins eða aðildarríki þess.
Taktu eftir að takmörkun vinnslu persónuupplýsinga getur komið í stað eyðingu þeirra, þar sem slíkt er heimilt að gildandi lögum.
6. Færanleiki gagna
Að svo miklu leyti sem við vinnum persónuupplýsingar þínar sjálfvirkt á grundvelli samþykkis þíns eða samnings við þig, átt þú rétt á að fá gögnin afhent á skipulegu, algengu tölvutæku formi og að koma þeim áfram til annars ábyrgðaraðila án hindrunar frá Audi. Þú hefur einnig rétt til að fá persónuupplýsingar þínar fluttar beint frá Audi til annars ábyrgðaraðila þar sem það er tæknilega vænlegt, að því gefnu að það gangi ekki gegn rétti eða frelsi annara.
7. Andmæli
Ef vinnsla okkar á persónuupplýsingum þínum byggir á lögmætum hagsmunum eða almannahagsmunum hefur þú rétt til að andmæla á grundvelli þinna eigin haga. Að auki hefur þú ótakmarkaðan andmælarétt ef vinnsla okkar tengist okkar eigin markaðsstarfi. Sjá athugasemd í kaflanum „Upplýsingar um andmælarétt þinn”.
Í vissum tilfellum veitum við þér einnig óskoraðan andmælarétt á grundvelli lögmætra hagsmuna, umfram persónuverndarstillingar þínar, innan umfangs lögmætra hagsmuna. Við munum upplýsa þig um þetta í tengslum við viðkomandi eiginleika eða þjónustu þegar við á.
8. Afturköllun samþykkis
Hafir þú gefið samþykki þitt við vinnslu persónuupplýsinga þinna getur þú afturkallað það hvenær sem er. Athugaðu að afturköllunin á aðeins við til framtíðar Afturköllunin mun ekki hafa áhrif á vinnslu sem þegar hefur farið fram.
9. Kvartanir
Að auki hefur þú rétt á að leggja fram kvörtun hjá eftirlitsstofnun um persónuvernd þess efnis að vinnsla persónuupplýsinga þinna sé ólögmæt. Rétturinn til kvörtunar hefur ekki áhrif á stöðu þína gagnvart öðrum stofnunum eða dómstólum. Heimilisfang persónuverndareftirlitsins sem hefur lögsögu yfir Audi er:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland/Þýskalandi
Ofangreind úrræði hafa ekki áhrif á rétt þinn samkvæmt gildandi lögum og reglum til að leggja fram kvörtun til eftirlitsstofnunar í því aðildarríki sem þú hefur aðsetur í, vinnur í, eða þar sem ætlað brot fór fram.
10. Upplýsingar um andmælarétt þinn
a) Réttur til andmæla á grundvelli aðstæðna.
Þú hefur rétt til að andmæla vinnslu persónuupplýsinga þinna á grundvelli aðstæðna þinna. Skilyrði þessa eru að vinnsla upplýsinganna fari fram í þágu almannahagsmuna eða annara lögmætra hagsmuna. Þetta á einnig við um persónusnið. Að svo miklu leyti sem við byggjum vinnslu persónuupplýsinga þinna á lögmætum hagsmunum, gerum við almennt ráð fyrir að sannfærandi grundvöllur geti verið rökstuddur. En við munum, að sjálfsögðu, skoða hvert tilfelli fyrir sig. Komi til andmæla munum við ekki vinna persónuupplýsingar þínar frekar.
Nema:
• Við getum sýnt fram á aðkallandi lögmætan grundvöll fyrir slíkri gagnavinnslu sem gangi framar hagsmunum þínum, réttindum og frelsi, eða
• Persónuupplýsingar þínar séu notaðar til reifunar, sóknar eða varnar lagalegra krafna.
b) Andmæli komi fram við notkun gagna þinna til beinnar markaðssetningar
Í þeim tilfellum sem við vinnum persónuupplýsingar þínar í tilgangi beinnar markaðssetningar verður þér gert það ljóst í upphafi markaðssetningar og þú hefur rétt til að andmæla slíkri notkun hvenær sem er, og munum við þá hætta vinnslu í tilgangi slíkrar markaðssetningar. Þetta gildir einnig um persónusnið gagna eins og þau tengjast slíkri markaðssetningu. Ef þú andmælir vinnslu persónuupplýsinga þinna í tilgangi beinnar markaðssetningar munum við hætta vinnslu þeirra í slíkum tilgangi.
c) Andmæli við vinnslu gagna þinna vegna vöruþróunar og greiningar viðskiptavina
Eins og við kemur lögmætum hagsmunum, veitum við þér aðskilinn rétt til andmæla hvað varðar vinnslu persónuupplýsinga þinna til vöruþróunar og greiningar viðskiptavina.
Andmælir þú vinnslu persónuupplýsinga þinna til vöruþróunar og/eða greiningar viðskiptavina munum við hætta vinnslu þeirra í slíkum tilgangi. Hreinar tölfræðigreiningar á sameinuðum eða ópersónugreinanlegum gögnum munu ekki verða fyrir áhrifum af þessu.
d) Nýting andmælaréttar
Andmæli geta verið lögð fram með hvaða hætti sem er og ættu að berast á það heimilisfang sem útlistað er í kafla B.II.
|
V. Hvaða gögn vinnum við í hverjum tilgangi og hver er lagalegur grundvöllur vinnslunnar?
Við vinnum gögn þín í samræmi við Almennu persónuverndarreglugerðina („GDPR“), þýsk lög um persónuvernd (Bundesdatenschutzgesetz, „BDSG“), og önnur landslög eftir því sem við á. Hvaða gögn eru unnin, og í hvaða tilgangi, í tengslum við störf þín hjá söluaðila Audi fer inter alia eftir því hvert starfssvið þitt er. Almennt kunnum við að vinna persónuupplýsingar þínar á eftirfarandi lagagrunni og í eftirfarandi tilgangi:
Tilgangur
|
Lagagrunnur
|
Lögmætir hagsmunir
|
Aðstoð við lögregluyfirvöld í tilfelli þjófnaðar ökutækis með rakningu ökutækis eða varahluta byggt á raðnúmeri ökutækis (VIN)
|
Almannahagsmunir (6. gr. (1)(e) GDPR)
|
|
Til að sporna við fjársvikum og peningaþvætti
|
Til að uppfylla lagaskyldur okkar (6. gr. (1)(c) GDPR), lögmætir hagsmunir (6. gr. (1)(f) GDPR)
|
Til að uppfylla kröfur laga og reglugerða
|
Til forvarna, í baráttu gegn og rannsókn á, fjármögnun hryðjuverka og glæpa sem ógna eignum og samanburði við evrópska og alþjóðlega lista yfir hryðjuverkahópa, í samræmi við lög
|
Til að uppfylla lagaskyldur okkar (6. gr. (1)(c) GDPR), lögmætir hagsmunir (6. gr. (1)(f) GDPR)
|
Til að uppfylla kröfur laga og reglugerða
|
Til uppfyllingar stjórn- og tilkynningarskyldna í samræmi við gildandi skattalögjöf og varðveitingu gagna
|
Til að uppfylla lagaskyldur okkar (6. gr. (1)(c) GDPR), lögmætir hagsmunir (6. gr. (1)(f) GDPR)
|
Til að uppfylla kröfur laga og reglugerða
|
Til upplýsingar innan ramma stjórnvalds- eða dómsúrskurðar í tilgangi sönnunar, sóknar og framfylgd einkamála fyrir dómi
|
Til að uppfylla lagaskyldur okkar (6. gr. (1)(c) GDPR), lögmætir hagsmunir (6. gr. (1)(f) GDPR)
|
Til að uppfylla kröfur laga og reglugerða
|
Vegna bókhalds- og skattamats í tengslum við rekstur
|
Til uppfyllingar samnings (6. gr. (1)(b) GDPR), lögmætir hagsmunir (6. gr. (1)(f) GDPR), til uppfyllingar lagaskyldna okkar (6. gr. (1)(c) GDPR)
|
Til að uppfylla kröfur laga og reglugerða
|
Endurskoðanir og sérstakar endurskoðanir, innri rannsóknir
|
Lögmætir hagsmunir (6. gr. (1)(f) GDPR)
|
Yfirferð og uppfylling samningslegra og lagalegra skuldbindinga Audi, starfsmanna þess, dreifingaraðila, birgja o.s.frv., með verksmiðjunúmeri ökutækis (VIN), ef þörf krefur
|
Tölfræðigreiningar fyrir stjórnendur, kostnaðargreiningar og -stjórnun
|
Lögmætir hagsmunir (6. gr. (1)(f) GDPR)
|
Við höfum lögmætra hagsmuna að gæta að framkvæma greiningar á viðskiptaferlum okkar og kostnaðarstjórnun á grundvelli greininga á sölu- og pantanagögnum samkvæmt sölu tegunda, stöðu pantana, greiningum á umbeðnum útgáfum og búnaði, skýrslum um viðskiptaþætti, með verksmiðjunúmeri ökutækis (VIN), ef þörf krefur.
|
Framfylgd lagalegra krafna og vörn í lagalegum álitamálum
|
Lögmætir hagsmunir (6. gr. (1)(f) GDPR)
|
Við höfum lögmæta hagsmuni af reifun, sókn eða vörn lagalegra krafna.
|
Fyrirspurn tengiliða í tengslum við GDPR (t.d. gagnaverndarfulltrúi, aðilar sem hafa heimild til að gefa út leiðbeiningar, aðilar sem hafa heimild til að taka á móti leiðbeiningum)
|
Uppfylling lagaskyldna okkar (6. gr. (1)(c) GDPR, lögmætir hagsmunir (6. gr. (1)(f) GDPR.
|
Samstarf við viðskiptafélaga, vænlegt skipulag (GDPR) ferla innan viðskiptasambands, uppfylling krafna laga og reglugerða
|
Að því marki sem við vinnum upplýsingar til annara nota eða á öðrum lagagrunni, munum við taka það sérstaklega fram samkvæmt viðeigandi lagagrunni í kafla C.I.
VI. Hverjir fá upplýsingarnar mínar?
Innan Audi fá þeir aðilar afhentar upplýsingarnar þínar sem þurfa þær til að uppfylla kröfur samninga eða reglna og til að verja lögmæta hagsmuni okkar. Þjónustuaðilar okkar (svokallaðir vinnsluaðilar) geta einnig fengið aðgang í þessum tilgangi. Almennt munum við aðeins deila persónuupplýsingum þínum með þriðja aðila ef það telst nauðsynlegt til að uppfylla samninginn, ef við eða þriðji aðili hefur lögmæta hagsmuni af deilingunni, eða ef þú hefur gefið samþykki þitt. Að auki kann upplýsingum þínum að vera deilt með þriðja aðila (þar á meðal rannsóknar- og löggæslustofnunum) að svo miklu leyti sem okkur væri skylt að gera það samkvæmt lögum, reglugerðum eða dómsúrskurði. Nánari upplýsingar um þá vinnsluaðila sem við vinnum með og aðra viðtakendur sem fá persónuupplýsingar má finna í eftirfarandi köflum B.VI.1, B.VI.2, C.III.1 og C.III.2 Vegna umfangs gagnavinnslu innan Audi er ómögulegt að veita tæmandi lista yfir alla þá viðtakendur sem fá aðgang að persónuupplýsingum þínum í persónuverndarstefnu þessari. Þess vegna eru almennt aðeins teknir fram flokkar viðtakenda.
1. Vinnsluaðilar
Þeir þjónustuaðilar sem koma fram fyrir hönd Audi (svokallaðir vinnsluaðilar) geta fengið afhent gögn í þeim tilgangi sem greint er frá að ofan. Við notum vinnsluaðila í eftirfarandi flokkum vegna sértækrar þjónustu, en þeir aðilar aðstoða okkur við framkvæmd viðskiptaferla okkar. Nánar tiltekið felur þetta í sér fyrirtæki í eftirfarandi flokkum:
• Þjónustuaðila fyrir rakningu
• Vefþjónustur
• Hýsingarþjónustuaðila
2. Þriðju aðilar
Þriðju aðilar geta fengið afhent gögn í þeim tilgangi sem lýst er í kafla B.V.
Ef við deilum gögnum með öðrum vinnsluaðilum eða þriðju aðilum innan afmarkaðrar þjónustu munum við upplýsa þig eins og lýst er í köflum C.III.1 og C.III.2.
3. Er gögnum dreift til þriðja lands?
Færsla gagna til þriðju landa (þ.e. landa utan Evrópusambandsins eða Evrópska Efnahagssvæðisins) kann að eiga sér stað, að því marki sem það getur talist nauðsynlegt til að veita þér þjónustu, er krafist að lögum eða ef þú hefur gefið samþykki þitt. Í sömu tilfellum kunnum við einnig að deila persónuupplýsingum með vinnsluaðilum í þriðju löndum.
Athugaðu að ekki öll þriðju lönd viðhafa viðunandi gagnaöryggi eins og það er skilgreint af framkvæmdastjórn Evrópusambandsins. Í tilfellum flutnings gagna til þriðju landa þar sem ekki ríkir viðunandi gagnaöryggi munum við tryggja, áður en aðgangur er veittur, að viðtakandinn annaðhvort viðhafi viðunandi gagnaöryggi (t.d. ákvörðun um viðunandi öryggi frá framkvæmdastjórn ESB eða samþykkt viðtakanda á viðeigandi samningum Evrópusambandsins), eða við höfum fengið upplýst samþykki þitt.
Þú getur fengið afrit frá okkur af sérstökum gildandi eða samþykktum reglum til að tryggja fullnægjandi gagnavernd. Notaðu upplýsingarnar í kaflanum Hafa samband til þess.
Upplýsingar um gagnafærslur til þriðju landa, eftir því sem við á, eru gefnar upp í þessum kafla eða í kaflanum C.III.3.
VII. Hversu lengi verða upplýsingarnar mínar geymdar?
Við geymum upplýsingarnar þínar eins lengi og nauðsynlegt er talið til að veita þér þjónustu okkar eða svo lengi sem við höfum lögmætra hagsmuna að gæta af frekari geymslu þeirra, einkum vegna bilanaleitar.
Að auki erum við háð ýmsum varðveislu- og skjalaskyldum, sem leiðir meðal annars af þýskri viðskiptalöggjöf (Handelsgesetzbuch, „HGB“) og þýskri skattalöggjöf (Abgabenordnung, „AO“). Þessi tímabil sem skilgreind eru fyrir varðveislu og skjalavörslu eru allt að tíu ár. Loks er geymslutími einnig metinn eftir lögbundnum fyrningarfresti, sem geta verið allt að þrjátíu ár, t.d. samkvæmt 195. gr. frv. þýskra borgaralaga (Bürgerliches Gesetzbuch, „BGB“), en vanalegur fyrningarfrestur er þrjú ár.
Undir vissum kringumstæðum gæti einnig þurft að varðveita gögn þín til lengri tíma, svo sem þegar svokölluð lagaleg varsla eða réttarvarsla (þ.e. bann við eyðingu gagna á meðan málsmeðferð stendur) er fyrirskipuð í tengslum við mál sem tekin eru fyrir í stjórnsýslu- eða fyrir dómstólum.
Við gætum einnig verið háð varðveislu- og skjalaskyldum til að uppfylla gildandi löggjöf í þínu landi.
Að því marki sem hægt er að afla frekari upplýsingar getur þú fundið frekari upplýsingar um varðveisluskyldur í kafla C.IV með tilliti til einstaka þjónustu.
C. Vinnsla þar sem Audi er eini ábyrgðaraðili
I. Hvaða gögn vinnum við, í hvaða tilgangi og hver er lagalegur grundvöllur vinnslunnar?
Við vinnum úr persónuupplýsingum sem við fáum frá þér með löglegum hætti eða skráum löglega um þig innan marka viðskiptatengsla okkar við Audi söluaðila (samstarfsaðila Audi, þjónustuaðila Audi, innflutningsaðila eða umboðsaðila Audi) sem þú starfar hjá og innan umfangs samskipta þinna við okkur. Þetta felur einkum í sér notkun upplýsingatæknikerfa (þar á meðal vefsíðna, kerfa, umboðsaðilakerfa) og samskiptatækja, samband við starfsmenn Audi eða þjónustuver Audi, upplýsingar sem við fáum frá yfirmönnum þínum og samstarfsfólki, skráningu á fréttabréfslista, þátttaka í þjálfun og endurmenntunarviðburðum Audi, þátttaka í sölufélagafundum og viðburðum, þátttaka í happdrætti og keppnum eða móttaka hlunninda sem ekki eru afhent sem reiðufé.
Viðkomandi persónuupplýsingar ná yfir:
• Gögn sem snúa að starfi (vinnu) og skipulagsgögn (t.d. eftirnafn, fornafn, titill, menntunargráðu, kyn, heimilisfang, fæðingardagur og staðsetning ríkisfangs, dvalar- og atvinnuleyfi, fyrirtæki, deild, starfsemi, netfang, heimilisfang, símanúmer),
• Gögn um persónulegar-/vinnuaðstæður og eiginleika (t.d. fagflokkun, skyldur, starfsemi, hæfi, þjálfunar- og endurmenntunargögn, gagnaverndartengdar yfirlýsingar eins og yfirlýsingar um samþykki fyrir vinnslu persónuupplýsinga, tungumálakunnátta),
• Sérflokkur: ljósmyndir (t.d. andlitsmynd sem er unnin eða birt á grundvelli sérstaks samþykkis til notkunar innan fyrirtækisins, t.d. á innri samfélagsmiðlum),
• Upplýsingatæknigögn (t.d. notendaauðkenni, hlutverk og auðkenningar, (kerfis-)heimildir, innskráningartímar, heiti tölvu, IP-númer, notendasértækar stillingar, skráðar breytingar o.s.frv.),
• Gögn úr löglegum eftirlitskerfum (t.d. gögn úr upplýsingatækniöryggisforritum (þar á meðal kladdaskrár með IP-númerum, MAC-auðkennum, færsluskrám),
• Hæfnisgögn (t.d. hæfnissaga, menntunaráætlun, skipanir í störf í tengslum við nám, námsmatsmiðstöð, hugsanleg viðtöl).
• Umfram þetta kann að vera að við munum vinna úr frekari persónuupplýsingum sem þú lætur okkur í té og falla innan viðskiptasambands okkar, t.d. varðandi notkun gátta eða innan sambands þíns við starfsmenn okkar.
Við munum alltaf vinna úr persónuupplýsingum þínum í tilteknum tilgangi og aðeins að því marki sem nauðsynlegt er til að uppfylla þann tilgang.
Þessi vinnsla getur átt sér stað á grundvelli eftirfarandi lagalegra meginregla:
• Vinnslan er nauðsynleg til að efna samning sem þú ert samningsaðili að eða til að gera ráðstafanir að beiðni þinni áður en gengið er að samningi (6. gr. 1. mgr., 1. undirliður b-liðar) í Almennu persónuverndarreglugerðinni (GDPR);
• Þessi vinnsla er nauðsynleg til að hægt sé að uppfylla laglega skyldu samkvæmt lögum ESB/EES eða lögum þess ESB/EES aðildarríkis sem Audi heyrir undir (6. gr. 1. mgr., 1. undirliður c) í GDPR);
• Þessi vinnsla er nauðsynleg til að vernda brýna hagsmuni þína eða annars aðila (6. gr. 1. mgr., 1. undirliður d) í GDPR);
• Þessi vinnsla er nauðsynleg til að framkvæma aðgerðir sem unnar eru í þágu almannahagsmuna eða við beitingu umboðs sem Audi hefur verið veitt með formlegum hætti (6. gr. 1. mgr., 1. undirliður e) í GDPR);
• Þessi vinnsla er nauðsynleg til þess að gæta lögmætra hagsmuna sem Audi eða þriðji aðili leitast við að gæta, nema þegar slíkir hagsmunir víkja fyrir hagsmunum þínum eða grundvallarréttindum og frelsi sem krefst gagnaverndar, einkum þar sem hinn skráði aðili er barn ( 6. gr. 1. mgr., 1. undirliður f) í GDPR).
Við vinnum úr persónuupplýsingum sem við fáum þegar upplýsingakerfi eru notuð, út frá þátttöku í viðburðum eða hæfnisaðgerðum, ásamt leikjum og happdrættum, til að gera ráðstafanir áður en gengið er að samningi og til að uppfylla viðkomandi samning á grundvelli 6. gr. 1. mgr. 1. undirliður b) í Almennu persónuverndarreglugerðinni (GDPR), að því marki sem þú telst samningsaðili. Að því marki sem nýskráningar, innskráningar eða notkun á sér stað í gegnum söluaðilann sem þú starfar hjá, munum við vinna úr gögnum þínum á grundvelli lögmætra hagsmuna skv. 6 gr. 1. mgr. 1. undirliður f) í GDPR. Hér teljast lögmætir hagsmunir Audi uppfylling samnings sem gerður var við viðkomandi söluaðila Audi.
Í tengslum við útskýringarnar hér að ofan vinnum við persónuupplýsingar þínar á grundvelli eftirfarandi lagalegra meginreglna í eftirfarandi tilgangi, einkum:
Tilgangur
|
Dæmi
|
Lagagrunnur
|
Lögmætir hagsmunir
|
Umsjón með viðskiptasambandi við söluaðila, / uppfylling samninga söluaðila
(t.d. umboðsaðila-
og
þjónustuaðilasamningar)
|
Almenn samskipti og samband við söluaðila
Umsjón með notendum (veiting heimilda, notendastuðningur við upplýsingtæknikerfi, kerfisaðgangur, heimildastjórnun)
Skipulagning og boð á fundi, umsjón með viðburðum og þátttakendum
Reikningagerð
Skýrslugerð (t.d. sölu- og árangursskýrslur)
Stjórnun
Audi Partner Portal, Audi Trading Forum
Audi Partner Center
Tengiliðir/tengifulltrúar vegna viðskiptasambandsins, s.s. tengiliði vegna útreikninga á bónusum, pöntunum, beiðnum
Kannanir á ánægju starfsmanna söluaðilans
Útsölur
|
Lögmætir hagsmunir (6. gr. (1)(f) GDPR)
|
Uppfylling á þjónustu sem viðkomandi söluaðila var lofað, viðhald á söluneti
|
Vörumerkjastjórnun og stuðningur við söluaðila
|
Útgáfa fréttabréfa og vöru-/fyrirtækjaupplýsinga, samskipti og vörumerkja-/vöruviðburðir (t.d. ráðstefnur)
|
Lögmætir hagsmunir (6. gr. (1)(f) GDPR) og uppfylling samnings(6. gr. (1)(b) GDPR)
|
Innri og ytri ímynd Audi
|
|
Umsjón með upplýsingatæknikerfum
|
Uppsetning notenda og umsjón með þeim, úthlutun hlutverka, forstilling notenda
|
Lögmætir hagsmunir (6. gr. (1)(f) GDPR) og uppfylling samnings(6. gr. (1)(b) GDPR)
|
|
Sölu- og starfsmannaþjálfun, námskeið, markviss fræðsla og endurmenntunarstarfsemi
|
Menntunar- og hæfnistjórnun
Menntunar- og hæfniáætlanir
Menntunar- og hæfnistjórnun (t.d. sjálfsskráning á innri/ytri hæfnimenntunar- og hæfnisaðgerðum, tímaáætlun/úrræðaáætlun fyrir menntunar- og hæfnisaðgerðir, umsjón með ytri fyrirlesurum)
Útgáfa fréttabréfa til starfsfólks (að því marki sem viðkomandi starfsmaður hefur farið beðið um slíkt)
Framkvæmd menntunar- og hæfnisaðgerða
Þróun starfshæfni og hugsanlegir fundir og endurskoðun á hæfni/sértækri færni söluaðila
Reikningagerð í tengslum við þjálfun og menntunar- og hæfnisaðgerðir
|
Lögmætir hagsmunir (6. gr. (1)(f) GDPR) og uppfylling samnings(6. gr. (1)(b) GDPR)
|
Endurskoðun á sértækri færni og hæfni viðskiptastarfsmanna ásamt því að tryggja gæði og endurskoðun á því að farið sé að samningsbundnum kröfum viðkomandi söluaðila, einkum með tilliti til hæfnishugtaksins.
|
Framkvæmd á keppnum og happdrættum
|
Audi Twin Cup
|
Uppfylling samnings(6. gr. (1)(b) GDPR)
|
|
|
Skattar
|
Útreikningur og skýrsla um peningalegan ávinning sem ekki er reiðufé
Lagaleg gögn með tilliti til viðtakenda risnu og gjafa
|
Uppfylling lagalegrar skattskyldu okkar (6. gr. (1)(c) GDPR
|
|
|
II. Ber mér skylda til að veita upplýsingar?
Innan gildisramma viðskiptasambandsins verður þú aðeins að láta í té þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru fyrir framkvæmd viðskiptasambandsins eða sem okkur ber lagalega skylda til að safna. Að svo miklu leyti sem þér ber að veita okkur persónuupplýsingar á grundvelli lagalegrar eða samningsbundinnar kröfu, munum við tilkynna þér um söfnun upplýsinganna, með tilvísun til viðkomandi kröfu. Ef þú lætur okkur ekki í té viðkomandi gögn gæti verið að þér verði ekki veitt tiltekin þjónusta. Til dæmis, ef þú veitir okkur ekki sambandsupplýsingarnar þínar, getum við ekki haft samband við þig með tilliti til ákveðinna mála.
III. Hver fær upplýsingarnar mínar?
Vegna umfangs gagnavinnslu innan Audi er ómögulegt að veita tæmandi lista yfir alla þá viðtakendur sem fá aðgang að persónuupplýsingum þínum í þessum persónuverndarupplýsingum. Því greinum við almennt eingöngu frá flokkum viðtakenda. Innan Audi eru skrifstofur sem taka við upplýsingunum þínum því þeirra upplýsinga er krafist innan verksviðs þeirra (t.d. söludeild, upplýsingatæknideild).
1. Vinnsluaðilar
Þjónustuveitendur sem eru ráðnir af okkur á grundvelli samnings (svokallaðir samningsbundnir vinnsluaðilar) gætu einnig fengið gögnin þín í þessum tilgangi. Þar má meðal annars nefna:
• fyrirtæki sem tilheyra VW Group samstæðunni og veita Audi (t.d. VW AG) þjónustu (t.d. upplýsingatækniþjónustu),
• prentþjónustuaðilar,
• fjölmiðlaþjónustuaðilar,
• skjalavistunarþjónustuaðilar,
• hýsingarþjónustuaðilar,
• upplýsingatækniþjónustuaðilar.
2. Þriðju aðilar
Fyrir utan þetta birtum við persónuupplýsingar þínar eftirfarandi viðtakendum eða flokkum viðtakenda í hlutverki ábyrgðaraðila:
• viðskiptavinum, þjónustuaðilum og birgjum Audi sem þú átt samskipti við innan faglegs verksviðs eða innan marka viðskiptasambands okkar,
• ytri ráðgjöfum Audi (lögmönnum, skattaráðgjöfum, endurskoðendum),
• tryggingarfyrirtækjum,
• embættismönnum innan valdsviðs þeirra (t.d. skattayfirvöldum, lögreglu, ríkissaksóknara, almannatryggingum),
• dómstólum,
• öðrum þriðju aðilum að því marki sem okkur er fyrirskipað að áframvísa upplýsingum þínum eða veita samþykki þitt.
3. Eru upplýsingarnar mínar sendar til landa þriðja aðila?
Við sendum almennt gögnin þín hvorki til landa þriðja aðila (landa sem hvorki eru aðilar að Evrópusambandinu né Evrópska efnahagssvæðinu) né til alþjóðastofnana.
Það telst til undantekningar ef þú starfar hjá söluaðila sem hefur aðsetur í landi þriðja aðila eða ef viðburður fer fram í landi þriðja aðila. Að auki gætu sumir þjónustuveitenda okkar verið staðsettir í löndum þriðja aðila. Í sumum tilvikum kunna persónuupplýsingar einnig að vera sendar til embættismanna og dómstóla í löndum þriðja aðila.
Athugaðu að ekki öll þriðju lönd hafa viðunandi persónuvernd eins og hún er skilgreind af framkvæmdastjórn Evrópusambandsins. Í tilfellum flutnings upplýsinga til þriðju landa þar sem ekki ríkir viðunandi persónuvernd munum við tryggja, áður en aðgangur er veittur, að viðtakandinn annaðhvort viðhafi viðunandi persónuvernd (t.d. ákvörðun um viðunandi öryggi frá framkvæmdastjórn ESB eða samþykkt viðtakanda á viðeigandi samningum Evrópusambandsins), eða við höfum fengið upplýst samþykki þitt. Þú getur fengið afrit frá okkur af þessum aðgerðum. Notaðu sambandsupplýsingarnar að ofan.
IV. Hversu lengi verða upplýsingarnar mínar geymdar?
Að því marki sem nauðsynlegt er vinnum við og geymum persónuupplýsingar þínar á meðan ráðningarsambandi þínu við viðkomandi söluaðila stendur eða meðan á samskiptum þínum við okkur stendur, samkvæmt gildandi lögum.
Að auki erum við háð ýmsum varðveislu- og skjalaskyldum, sem leiðir inter alia af þýskri viðskiptalöggjöf (Handelsgesetzbuch, „HGB“) og þýskri skattalöggjöf (Abgabenordnung, „AO“). Þessi tímabil sem skilgreind eru fyrir varðveislu og skjalavörslu eru allt að tíu ár. Loks er geymslutími einnig metinn eftir lögbundnum fyrningarfresti, sem geta verið allt að þrjátíu ár, t.d. samkvæmt 195. gr. frv. þýskra borgaralaga (Bürgerliches Gesetzbuch, „BGB“), en vanalegur fyrningarfrestur er þrjú ár.
Undir vissum kringumstæðum gæti einnig þurft að varðveita upplýsingar þínar til lengri tíma, svo sem þegar svokölluð lagaleg varsla eða réttarvarsla (þ.e. bann við eyðingu upplýsinga á meðan málsmeðferð stendur) er fyrirskipuð í tengslum við mál sem tekin eru fyrir í stjórnsýslu- eða fyrir dómstólum.
Við gætum einnig verið háð varðveislu- og skjalaskyldum til að uppfylla gildandi löggjöf í þínu landi.